Les documents concernant la création de l’association sont les suivants :

• Déclaration de l’association (copie du dossier déposé en préfecture)
• Récépissé de la déclaration
• Copie de la demande d’insertion au registre des associations et fondations d’entreprise (JOAFE)
• Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
• Statuts modifiés par ordre chronologique
• Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique.

Ils doivent être conservés pendant toute la durée d’existence de l’association.

Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée. Ces documents peuvent être utiles même après la dissolution de l’association.

Les documents relatifs aux membres de l’association (registre des adhérents, cotisations, correspondances) peuvent être conservés pendant la durée de l’adhésion.

Après la démission ou la radiation d’un membre, les informations le concernant (nom, prénom, adresse, coordonnées) ne doivent pas être conservées au-delà de la durée nécessaire à la gestion de la relation ou au respect des obligations légales.

Un délai de conservation de 5 ans après la fin de l’adhésion peut être appliqué lorsqu’il est nécessaire de conserver ces informations pour des raisons de preuve (par exemple en cas de litige).

Les données peuvent être conservées plus longtemps uniquement si la personne concernée a donné son accord exprès. Cet accord doit être libre, spécifique et clairement exprimé.

À l’issue des délais applicables, les données doivent être supprimées ou anonymisées.

Les documents concernant le fonctionnement de l’association sont les suivants :

• Convocations de l’assemblée générale
• Feuilles d’émargement, pouvoirs
• Procès-verbaux d’assemblée
• Bilan d’activités
• Rapports du commissaire aux comptes.

Ils sont à conserver au minimum 5 ans.

Les documents financiers sont les suivants :

• Comptes annuels
• Livres comptables
• Pièces justificatives.

Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .

Les documents permettant de justifier les obligations fiscales de l’association doivent être conservés pendant au moins 6 ans.

Il s’agit notamment des déclarations fiscales, des justificatifs relatifs aux impôts et taxes (dont la TVA le cas échéant) ainsi que de tout document permettant de vérifier la situation de l’association au regard de l’administration fiscale.

Les doubles des reçus délivrés aux donateurs ouvrant droit à une réduction d’impôt doivent également être conservés pendant ce délai.

Ce délai court à partir de la dernière opération mentionnée sur les documents ou de l’année d’imposition concernée.

Les documents liés aux subventions sont les suivants :

• Conventions de subvention
• Justificatifs d’utilisation des fonds
• Comptes rendus financiers.

Ils sont à conserver pendant au moins 10 ans.

Certains documents doivent être conservés sans limitation de durée, notamment ceux portant sur la création de l’association.

Les données personnelles doivent être supprimées ou anonymisées à l’issue des délais applicables.